La transformación digital cambia la forma de trabajar, transformando procesos y modelos de trabajo.

Digitalizar un proceso no es una tarea sencilla, implica rediseñar el proceso de trabajo, el modelo de negocio, adaptar a las personas a una nueva forma de trabajar y pensar, permitiendo una apuesta hacia nuevos métodos de trabajo, entre otras cosas.

Hay que contar para ello con 3 pilares claves:

• Equipo humano comprometido con el cambio
• Procesos más ágiles, seguros y eficientes
• Rentabilizar el proceso

Los nuevos avances tecnológico y la transformación digital están permitiendo el crecimiento a través de modelos de negocio actuales: aumentando la eficiencia, reduciendo los costes y prestando un mejor servicio, más simple y más ágil.

Sistema de permisos y órdenes de trabajo – CIC Consulting Informático

Tras varios meses de análisis, CIC ha desarrollado la solución de digitalización de Sistema de permisos y órdenes de trabajo para una importante compañía de generación hidroeléctrica que gestiona en torno a una decena de centrales hidráulicas entre Cantabria y Asturias, donde se ha digitalizado 4 de sus procesos:

• Permisos y órdenes de trabajo correctivas y preventivas.
• Solicitudes de indisponibilidad
• Avisos de mantenimiento
• Gestión de Retenes

Con nuestro sistema de permisos y órdenes de trabajo se ha logrado alcanzar los dos objetivos principales del proyecto:

• Reducir los tiempos en las tareas de documentación por parte de los técnicos, simplificando los procesos, escaneando documentos, con un único punto de reporte de avisos y de documentación relacionada con las órdenes de trabajo.

• Planificación de los trabajos y visualización de la ocupabilidad, con pantalla de planificación de trabajo semanal, visualizando información determinada según permisos de usuario.

Dentro del proceso de transformación digital se produjo:

Digitalización de la operativa diaria:

• Integración con el sistema SAP:
  • Recepción de las órdenes de trabajo preventivas y correctivas desde el sistema de gestión corporativo.
  • Automatización de la imputación en SAP de las horas dedicadas por los recursos a la resolución de las órdenes de trabajo.
  • Alta de avisos en SAP para su posterior planificación como trabajos correctivos.
  • Registro automático en SAP de las labores desarrolladas por los equipos de retén.
• Sistema backoffice web
  • Un único repositorio donde se encuentra toda la información.
  • Diseño de la documentación de seguridad y permisos como información estructurada y, por tanto, explotable.
  • Reutilización automática de documentos en función a la gama de mantenimiento correspondiente a los trabajos preventivos.
  • Flujos de trabajo que facilitan la cumplimentación de los procedimientos, pero con suficientes herramientas como para no ser inflexible si la situación lo requiriera.
  • Exportación de los listados a formatos estándar y de los documentos estructurados a PDF.
  • Archivado de los documentos en el gestor documental corporativo, facilitando la localización de documentos durante las auditorías.
  • Integración en el sistema de los intercambios de información que antes se realizan por correo electrónico, implicando en los flujos a departamentos asociados y otros gestores.
  • Calendario de planificación semanal que permite de un solo vistazo saber la ocupabilidad de cada operario y que reemplaza a las hojas Excel.
  • Facilidad para responsables de H&S para la revisión del cumplimiento de los procedimientos.
  • Alta de avisos por parte de los propios equipos de mantenimiento o por departamentos asociados.
• Reemplazo del papel por Tablet
  • Envío a campo de las operaciones que componen la orden de trabajo, como despacho final de las actividades hacia su ejecución en el emplazamiento físico.
  • Firma informática de documentos de forma remota y ordenada bien en la web o en los Tablet, permitiéndose incluso la delegación de la firma.
  • Bloqueo del envío a campo de los trabajos hasta disponerse de la autorización sobre la documentación de seguridad de todos los afectados por la misma.
  • Registro automático del bono de trabajo de los operarios mediante paradigma play-pause-stop.
  • Registro directo en el sistema de los trabajos de retenes y trabajos en ausencia del técnico responsable.
  • Eliminación de las notas al margen para notificar avisos y desviaciones sobre los trabajos previstos, propiciando el uso de la herramienta como canal de entrada estructurado para cualquier tipo de notificación

Tecnología aplicada

Para la parte de backoffice e integración se ha hecho uso de un framework desarrollado internamente en CIC basado en Spring e Hibernate y para la parte propiamente de movilidad se ha empleado FIELDEAS, producto propio de la compañía especializado en la movilización de procesos, implantado con gran éxito en otros clientes de sectores muy variados.

Evoluciones futuras

En futuras evoluciones se prevé incorporar nuevas funcionalidades integradas con la aplicación de Sistema de permisos y órdenes de trabajo, como la funcionalidad de rondas y la seguridad física ce los operarios con la localización de la flota y sistema de hombre muerto.