El pasado lunes 4 de mayo Óscar López Tresgallo, Director General de FIELDEAS, participó en la Videoconferencia: Digitalización en el ámbito del mantenimiento y modelos colaborativos, organizado por Railgrup, clúster de referencia en el sector ferroviario que cuenta con 100 entidades entre socios y colaboradores de distintos sectores.
En este encuentro, los asistentes pudieron conocer como las empresas deben optar por alguna estrategia que responda al cambio de paradigma, una auténtica transformación del modelo productivo que ya está permitiendo obtener productos con un mayor valor añadido, procesos productivos más eficientes y oportunidades en nuevos modelos de negocio.
Óscar López, en su participación, profundizó en los nuevos modelos “end to end”, donde el ciclo de gestión se modeliza de forma global y ofrece un soporte de integración entre la operación y el mantenimiento, incidiendo especialmente en el impacto desde el punto de vista operativo.
¿Qué es FIELDEAS?
Se presentó la solución FIELDEAS, con la cual conectan trabajadores con su empresa, utilizando cualquier dispositivo móvil con total seguridad, en tiempo real y con la máxima eficiencia para el negocio.
Hoy en día, FIELDEAS cuenta con más de 100 millones de transacciones gestionadas al mes, más de 100 clientes en diferentes países, más de 400 procesos implementados y cuenta con más de 26.000 usuarios movilizados y gestionados.
Digitalizar y enriquecer – El operario 4.0 en el Mantenimiento
¿Cómo se traslada el flujo de trabajo tradicional a una digitalización de los procesos de mantenimiento? Óscar López nos presentó las etapas que en FIELDEAS se tienen en cuenta para optimizar, digitalizar y convertir en un flujo integrado de los procesos de mantenimiento.
Etapa de Detección:
La digitalización en los procesos del negocio aporta un enriquecimiento que se traduce en grandes beneficios para la empresa.
Cuando se capturan incidencias en líneas de producción sobre un papel, la información de la que se dispone es muy limitada. En cambio, si es a modo digital, se puede captar toda la información que se obtiene en papel de forma normalizada y se podrá analizar después. Además, digitalizando la captación de la información de cualquier incidente, se podrá enriquecer con imágenes, vídeos, notas de voz, croquis… cualquier información documental que se quiera añadir.
Esto permite que la información viaje directamente a los responsables de la compañía que les corresponda, pudiendo estos visualizar la información de forma sencilla, ágil y tomar decisiones eficientes. Con FIELDEAS y la digitalización de los procesos, lo que se consigue es ser más eficiente, proceso con más garantías, seguridad y la eliminación de riesgos de las posibles pérdidas de traspasos de papel.
Etapa de Preparación y planificación
En esta etapa se plantean que actividades se tienen que realizar, que prioridad tienen, que tareas se tienen que hacer para completar esas actividades, que recursos o materiales se necesitan… es decir, todo lo que se necesita en la labor de preparación de las ordenes de trabajo.
En la etapa de planificación o programación se determina que recursos de la organización disponibles, sean internos o externos, son los que van a ejecutar la actividad y cuando, asegurando la disponibilidad teniendo en cuenta los calendarios, los turnos…
Etapa de ejecución:
A partir de aquí comienza la etapa de ejecución, donde hay una digitalización total del proceso mediante un control y trazabilidad de los procesos de ejecución, incluyendo la imputación de horas, materiales… Además, dentro del ámbito del mantenimiento es fundamental la cumplimentación de gamas a través de herramientas de generación dinámicas y flexibles, para conseguir un modelo de gestión óptimo.
Etapa de colaboración:
Por último, la última etapa de la que nos habló fue la colaboración, la más novedosa. Es fundamental conseguir un modelo colaborativo que permita a toda la organización colaborar y estar informado de toda la evolución del proceso y sobre todo que permita a todos los usuarios interactuar con el objetivo de resolver cualquier problemática que se produzca.
Estas etapas son los pasos que FIELDEAS sigue para trasladar un modelo de gestión de procesos de mantenimiento tradicionales a un conjunto de procesos que permiten optimizar, digitalizar y convertir en un flujo integrado que pasa por todas las etapas, donde cada etapa alimenta a la siguiente y permite optimizar y gestionar de forma mas eficiente todas las actividades alrededor del mantenimiento.
Ejemplos prácticos de cómo FIELDEAS ve cada una de las actividades:
Planning y supervisión:
¿Cómo se digitaliza un proceso de mantenimiento? En la sesión, Óscar López, destacó que lo primero que hay que tener en cuenta en la digitalización del mantenimiento es estructurar la organización, y a partir de ahí es plantear un escenario de planificación lo más eficiente posible con el objetivo de ser capaces de dar cobertura al máximo número de actividades con el mínimo número de recursos o con el mismo número de recursos ser lo más eficientes posibles para dar cobertura al máximo número de actividades de mantenimiento.
Esta planificación lo que permite es tener disponible la localización de todos los recursos en tiempo real es fundamental, pudiendo obtener:
- Distribución de trabajos en tiempo real
- Aceptación / Rechazo / Reasignación de trabajos en tiempo real
- Asignación de actividades en base a criterios de
eficiencia
- Perfil
- Cualificación
- Calendario
- Localización
- Reasignación dinámica de las tareas
- Control y supervisión de las tareas
- Acceso a detalle de información de cada tarea
- Aceptación y cierre técnico de las tareas por parte de responsable
Ejecución:
Una vez se obtenga una planificación detallada de los recursos sobre la herramienta, se permite notificar de forma dinámica, donde automáticamente nos aseguramos de que todos los recursos, todos los usuarios reciben información detallada de que actividades son las que tienen que realizar y reciben toda la información asociada sobre las ordenes de trabajo. Una vez llegamos a ese punto, desde FIELDEAS se comienza el proceso de ejecución, donde se controlan que las actividades se realizan en tiempo y forma, controlar los tiempos de esas actividades, los materiales utilizados… o cualquier otra información asociada que quisiésemos controlar, como pueden ser los desplazamientos, los descansos… todo lo que hay alrededor de la propia actividad.
En la etapa de ejecución, nos habló que desde FIELDEAS se realizan las siguientes actividades:
- Recepción de trabajos y alertas push
- Control del proceso de resolución
- Tiempos invertidos
- Materiales
- Otras actividades
- Anexado de información a las tareas: fotos, videos…
- Acceso a información de las instalaciones
- Creación de trabajos a partir de otras tareas (avisos de correctivo)
- Procesos de aceptación por parte del cliente, pudiendo escanear el documento de aceptación del cliente usando la firma biométrica.
- Reporte automático y generación de eventos
Chequeos/gamas:
En el mundo del mantenimiento hay una necesidad de llegar más allá del control de la ejecución del trabajo. Esta necesidad es la tipificación de la orden del trabajo y el control que se puede realizar sobre cada uno de los elementos, activos y actividades que se está realizando. Esto es lo llamado “Chequeos o Gamas”. Este módulo lo que permite es convertir procedimientos en papel en procedimientos digitales:
- Crear plantillas y publicar asociadas a trabajos
- Aplicar múltiples componentes para maximizar la calidad
- Imágenes/Videos/Notas de voz
- Lógica condicional
- Validación en campo de toda la información
- Geolocalización de cada respuesta
- Control de los tiempos para su análisis
- Integrado dentro de la propia actividad
- Asociado a los flujos del trabajo
Supervisión y análisis:
Indicó que la etapa de supervisión y análisis es un punto fundamental para tener toda la información disponible, supervisada y centralizada. El objetivo final es disponer de una herramienta como FIELDEAS donde se tenga una visión completa del proceso de mantenimiento:
- Supervisión en tiempo real de la actividad
- Vista temporal de la actividad
- Mes, semana, día
- Representación de trabajos (histórico)
- Control de imputaciones
- Materiales utilizados
- Horas recurso
- Desplazamientos
- Acceso a la información de detalle de las tareas
- Analítica de la actividad realizada
- Desviaciones sobre lo estimado
- Eficiencia y productividad conseguidas
- Elementos problemáticos como método de aprendizaje para futuras incidencias.
Colaboración:
En la presentación destacó el módulo de Colaboración, el más novedoso en la herramienta.
El paraguas general del proceso de mantenimiento es el ir hacia escenarios de colaboración. Se trata de un proyecto que se ha convertido en una herramienta extendida que se aplica en múltiples entornos alrededor del modelo de gestión del mantenimiento.
Un entorno colaborativo permite tener unos flujos de creación automatizados, es decir, cuando una persona identifica una problemática sobre un activo, ya se dispone de un proceso totalmente guiado.
También esta herramienta de colaboración permite la cualificación de incidentes a nivel de tipología, área afectada, origen, criticidad… con el objetivo de obtener un flujo totalmente guiado donde se busca obtener la máxima información de la persona que está detectando una problemática, de manera que toda esa información esté preparada para pasar al siguiente nivel, que seria el nivel de asignación de reglas de escalado en base de métricas definidas, es decir, ser capaz de tomar decisiones de cuáles son las áreas involucradas en la resolución del problema, quienes son las personas que tienen que estar informadas del problema y, a partir de ahí, generar un entorno colaborativo en el que van a interactuar todos los involucrados en ese proceso de resolución.
Una vez que se obtiene ese entorno colaborativo, se comienza a trabajar en la resolución de una problemática. Todas las personas que participan pueden interactuar en este modelo colaborativo, pudiendo anexar toda la información que deseen del caso para su resolución. Se registran todas las interacciones por parte de los usuarios y, además, hay un modelo de escalado de casos establecido a niveles superiores para la toma de decisiones.
Todo esto permite finalmente es el registro completo en resolución incluyendo análisis de impacto/tiempos.
Estos modelos colaborativos van a tener mucho peso en el mundo actual puesto a que vienen a sustituir a la interacción humana, al intercambio en papel y al intercambio de información directa. Esto va a ocurrir a través de una herramienta muy fácil de usar por los usuarios.
Operario 4.0 y FIELDEAS
Para finalizar, presentó un caso de uso en un cliente donde llevan trabajando la digitalización del mantenimiento y el Operario 4.0 durante muchos años, donde nos explicó cómo el cliente planteó sus necesidades principales, cómo fue el proceso de Digitalización de sus sistemas con FIELDEAS y sus fases, y el por qué el cliente seleccionó esta herramienta para digitalizar sus plantas.
A modo resumen, Óscar López incidió en que todos estos modelos digitales vienen a buscar la optimización y la mejora de los procesos, optimización de la fuerza de campo, niveles de eficiencia históricos donde se determina que los incrementos te la productividad de los operarios de campo en escenarios de este tipo ronda el 20%. Destacó que gracias a FIELDEAS los tiempos de gestión por parte de los gestores de las actividades de campo se sitúa por encima del 50%, lo que significa que con FIELDEAS se consigue optimizar y mejorar los procesos de gestión para hacer lo mismo con mucho menos esfuerzo. Todos estos beneficios se reflejan en una mejora sustancial de la satisfacción de los clientes, una reducción de costes y un incremento de seguridad.
Óscar López también destaca que en estos momentos de crisis se va a producir un incremento de la Digitalización de las empresas, lo que va a empujar la eficiencia, la mejora y va a eliminar las barreras de porque no se ha producido la digitalización antes.
